"Sự tham gia của nhà cung cấp" trong mua sắm có trách nhiệm là gì? Những thách thức thực tiễn và các phương pháp tiếp cận việc triển khai SAQ (Đánh giá năng lực nhà cung cấp)

Tại sao cần "đối thoại" với nhà cung cấp vào thời điểm này?

Các nhà quản lý mua sắm doanh nghiệp và trách nhiệm xã hội doanh nghiệp đang phải đối mặt với những vấn đề ngày càng nghiêm trọng, chẳng hạn như "tỷ lệ phản hồi thấp đối với bảng câu hỏi tự đánh giá (SAQ) gửi cho nhà cung cấp" và "các phản hồi chỉ mang tính hình thức, khiến khó có thể thấy được mức độ rủi ro thực sự".

Các tiêu chuẩn mua sắm truyền thống dựa trên "Tiêu chuẩn cũ", tập trung vào chất lượng, chi phí và giao hàng (QCD). Tuy nhiên, hiện nay đang có nhu cầu cấp thiết phải chuyển đổi sang "Tiêu chuẩn mới" tích hợp trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR). Điều này được thúc đẩy bởi làn sóng các quy định buộc các công ty phải chịu trách nhiệm pháp lý trong toàn bộ chuỗi cung ứng của họ, chẳng hạn như Chỉ thị về thẩm định tính bền vững của doanh nghiệp châu Âu (EU CSDDD), Đạo luật chống nô lệ hiện đại của Anh và Đạo luật chống lao động cưỡng bức người Duy Ngô Nhĩ của Mỹ (UFLPA). Việc không tuân thủ các tiêu chuẩn này không chỉ dẫn đến lệnh cấm nhập khẩu sản phẩm và các hình phạt pháp lý, mà còn gây thiệt hại đáng kể đến danh tiếng của công ty.

Điều cần thiết trong kỷ nguyên sắp tới là hiểu được bản chất thực sự của "sự tham gia của nhà cung cấp", vượt ra ngoài phạm vi nghiên cứu đơn thuần, và đưa nó vào thực tiễn. Bài viết này sẽ phác thảo bức tranh tổng thể.

Xin lưu ý rằng toàn bộ chi tiết về phần thực hành sẽ được giải thích trong tài liệu có thể tải xuống , vì vậy bài viết này chỉ cung cấp một cái nhìn tổng quan.

Định nghĩa và tầm quan trọng chiến lược của việc tương tác với nhà cung cấp

Sự tham gia của nhà cung cấp đề cập đến một quá trình "hợp tác" với các đối tác kinh doanh có chung giá trị, thay vì chỉ xem họ như những đối tượng cần được giám sát hoặc sàng lọc, nhằm mục đích cùng nhau giảm thiểu rủi ro.

Trong thế giới ngày nay, việc quản lý các rủi ro về nhân quyền và môi trường không phải là một "việc làm tốt", mà là một "giấy phép hoạt động" cần thiết để tiếp tục kinh doanh trên thị trường. Các rủi ro do không tuân thủ có thể dẫn đến được tóm tắt dưới đây.

• Rủi ro pháp lý: Phạt tiền và các biện pháp trừng phạt do không tuân thủ luật và quy định của châu Âu và Mỹ (lệnh cấm nhập khẩu, v.v.).
• Rủi ro về danh tiếng: Mất giá trị thương hiệu do đồng lõa trong lao động cưỡng bức, v.v.
• Rủi ro về nguồn cung: Sự gián đoạn chuỗi cung ứng do các vấn đề xã hội gây ra.
• Rủi ro tài chính: Nhà đầu tư rút vốn do xếp hạng ESG giảm.

Hệ thống chấm điểm rủi ro định lượng cho phép phân bổ nguồn lực dựa trên dữ liệu, hướng các nguồn lực quản lý hạn chế vào những lĩnh vực thực sự ưu tiên. Các phương pháp chấm điểm cụ thể được trình bày chi tiết trong tài liệu đi kèm .

Vai trò và các quy trình cơ bản của "SAQ" để đạt được các thao tác nâng cao.

Bảng câu hỏi tự đánh giá (SAQ) không chỉ đơn thuần là một cuộc khảo sát, mà còn được định vị như một công cụ thu thập thông tin chiến lược để nắm bắt những "dấu hiệu cảnh báo sớm" về các rủi ro tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng. Để đạt được hoạt động hiệu quả và tuân thủ các tiêu chuẩn toàn cầu, điều quan trọng là phải thực hiện theo năm bước sau.

• Bước 1. Cam kết: Ký tên và đồng ý với quy tắc ứng xử.
• Bước 2. Đánh giá (Đánh giá rủi ro): Hiểu rõ tình hình hiện tại thông qua việc thực hiện SAQ.
• Bước 3. Xác minh: Xác nhận tính hợp lệ của câu trả lời thông qua các cuộc kiểm toán và thanh tra tại chỗ.
• Bước 4. Khắc phục (Hành động sửa chữa và nâng cao năng lực): Giải quyết các điểm không phù hợp và hỗ trợ cải tiến
• Bước 5. Công bố: Công bố tiến độ và những cải tiến trong quy trình.

Đối với các công ty lần đầu tiên triển khai quy trình SAQ, các mẹo để thực hiện "bước đầu tiên" được bao gồm trong tài liệu có thể tải xuống được mô tả bên dưới .

Những thách thức thường gặp trong vận hành hệ thống kiểm soát chất lượng không khí (AQ).

Những thách thức mà những người làm công tác thực tiễn phải đối mặt có thể được tóm tắt thành bốn điểm sau:

1. Hạn chế về hiệu quả: Sự phức tạp của việc quản lý thủ công bằng các biểu mẫu, email và quy trình dựa trên giấy tờ.
2. Tỷ lệ phản hồi thấp: Gây gánh nặng quá lớn cho nhà cung cấp do các câu hỏi lặp đi lặp lại và khó trả lời.
3. Thiếu độ tin cậy của dữ liệu: Thông tin không chính xác do quản lý cá nhân hóa và thiếu bằng chứng.
4. Chậm trễ trong phản hồi: Chậm trễ trong việc xác định các nhà cung cấp có rủi ro cao và thực hiện các biện pháp khắc phục.

Tại sao gánh nặng lại đè nặng lên vai những người ở tuyến đầu đến vậy?

Tại sao SAQ lại trở thành một hình thức đơn thuần và thất bại?

Nguyên nhân chính khiến SAQ không hoạt động như mong đợi là do những thiếu sót trong "thiết kế câu hỏi" và "cấu trúc hệ thống".

• Số lượng câu hỏi quá nhiều: Họ chỉ đơn giản là sử dụng các tiêu chuẩn toàn cầu và đặt ra hàng trăm câu hỏi.
• Sự thiếu kết nối trong quản lý khách hàng: Dữ liệu chính hiện có và công cụ SAQ không được liên kết, dẫn đến việc quản lý trùng lặp.
• Thiếu sự tích hợp dữ liệu: Dữ liệu không được tích hợp với dữ liệu từ các lĩnh vực liên quan như CMRT/EMRT (khoáng sản xung đột) và khảo sát phát thải khí nhà kính, buộc các nhà cung cấp phải cung cấp các câu trả lời tương tự lặp đi lặp lại.
• Thiếu hỗ trợ trả lời: Ứng dụng thiếu các tính năng giúp việc trả lời câu hỏi dễ dàng hơn, chẳng hạn như gợi ý từ AI hoặc logic phân nhánh.

Chúng ta không thể bỏ qua thực tế rằng những lỗi thiết kế này đang cản trở sự hợp tác hiệu quả với các nhà cung cấp đối tác của chúng ta.

Tương lai của hoạt động SAQ: Từ kiểm toán đến "sự tương tác tích cực"

Trong tương lai, hoạt động của SAQ cần phải chuyển đổi từ hình thức "điều tra và đánh giá đạt/không đạt" một chiều sang "đối thoại" hướng đến sự phát triển song phương.

• Các cuộc "kiểm toán" kiểu châu Âu bao gồm việc lọc và loại bỏ thông tin, và đưa ra quyết định đạt/không đạt dựa trên các cuộc điều tra phiến diện.
• Phương pháp "hợp tác tích cực" kiểu Nhật Bản: Hỗ trợ cải tiến hợp tác và đối thoại vì sự phát triển chung.

Cách tiếp cận "kiểu Nhật" này không chỉ đơn thuần là lòng tốt, mà còn dựa trên tính hợp lý chiến lược để duy trì chuỗi cung ứng bền vững trong một thị trường đầy biến động. Thay vì chỉ phân tích dữ liệu thu thập được, nó kết nối dữ liệu đó với "xây dựng năng lực" thông qua học trực tuyến và tư vấn cải tiến, khuyến khích sự tự cải thiện từ phía nhà cung cấp. "Đối thoại vì sự phát triển song phương" là tiêu chuẩn cho thế hệ tiếp theo.

Hướng tới ứng dụng thực tiễn: Những "trở ngại cụ thể" nằm ngoài bức tranh tổng thể

Chúng tôi đã trình bày tổng quan về hoạt động của SAQ cho đến nay, nhưng khi bạn thực sự cố gắng thúc đẩy một dự án, bạn sẽ gặp phải những trở ngại thực tế sau đây.

• Công ty chúng ta nên chọn khung pháp lý nào: JEITA, RBA hay UNGC?
• Làm thế nào để chúng ta thu hẹp số lượng câu hỏi xuống mức phù hợp (40-50 câu hỏi) cho các nhà cung cấp vừa và nhỏ?
• Làm thế nào để chúng ta định nghĩa "dấu hiệu cảnh báo" (các yếu tố rủi ro nghiêm trọng) và đảm bảo tính minh bạch của các rủi ro?
• Làm thế nào chúng ta có thể tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và tích hợp API để tạo ra một môi trường giúp việc nhận được phản hồi dễ dàng hơn?

Tất cả các giải pháp thiết thực này được tóm tắt trong hướng dẫn thực hành sau đây .

[Tải xuống miễn phí] "Hướng dẫn thực hành tương tác với nhà cung cấp" để đạt được hoạt động mua sắm có trách nhiệm

Tài liệu này bao gồm mọi thứ, từ việc so sánh kỹ lưỡng các khuôn khổ chính như JEITA/RBA/UNGC đến các điểm mấu chốt để thiết kế câu hỏi sao cho không làm quá tải nguồn nhân lực, và các yêu cầu đối với hoạt động hệ thống nâng cao.

Giá trị thu được từ tài liệu này:

• Chuyển đổi từ vận hành thủ công sang vận hành dựa trên hệ thống: Điều này cho phép bạn loại bỏ sự phụ thuộc vào con người trong quản lý và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
• Đồng thời cải thiện tỷ lệ phục hồi và trực quan hóa rủi ro: Điều này giảm bớt gánh nặng cho nhà cung cấp trong khi vẫn xác định được các rủi ro đáng kể một cách đáng tin cậy.
• Công khai thông tin đáng tin cậy: Điều này cho phép bạn chuẩn bị các thông tin công khai minh bạch cao, được các nhà đầu tư và khách hàng quan trọng đón nhận tích cực.

Tải xuống bản PDF đầy đủ tại đây

Hơn nữa, đối với các công ty lần đầu tiên sử dụng quy trình SAQ, chúng tôi cung cấp "Gói dành cho người mới bắt đầu" kết hợp tư vấn và sử dụng hệ thống, bao gồm thiết kế câu hỏi, lựa chọn người nhận, phân phối và thu thập SAQ, và đề xuất các phương pháp phản hồi phù hợp với cấp độ của nhà cung cấp.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi tại đây để biết thêm chi tiết.

Gửi đến nhà cung cấp
Thu thập và quản lý SAQ hợp lý
Câu hỏi thường gặp về Dataseed

Để biết thông tin chi tiết về toàn bộ dịch vụ hoặc để đặt câu hỏi,
Vui lòng kiểm tra tại đây .

• Tải tài liệu
• Liên hệ